Gazeta Podatkowa nr 84 (1021) z dnia 21.10.2013

Podstawa wymiaru składek ZUS pracowników na urlopie wychowawczym

Z dniem 1 września 2013 r. zmieniły się zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla pracowników podlegających tym ubezpieczeniom w czasie przebywania na urlopie wychowawczym. Wprawdzie główna zasada ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od 1 września br. nie uległa zmianie, to jednak obowiązują nowe limity. Nowelizacja z jednej strony zmusiła wielu płatników do ponownej weryfikacji podstawy wymiaru sporej części pracowników korzystających z urlopu wychowawczego (zwłaszcza niepełnoetatowców), ale z drugiej spowodowała, że limity, które jeszcze do niedawna płatnicy musieli sprawdzać co kwartał, obecnie zmieniają się raz na rok.

Ubezpieczenia w czasie wychowawczego

Pracownik, który skorzysta z przysługującego mu prawa do urlopu wychowawczego, przestaje być objęty "pracowniczymi" ubezpieczeniami. Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zwolniony z rozliczania takiej osoby w raportach sporządzanych co miesiąc do ZUS. Wręcz przeciwnie. Jeśli bowiem pracownik spełnia określone warunki, wtedy podlega w czasie urlopu wychowawczego obowiązkowym ubezpieczeniom:

• emerytalnemu i rentowym - o ile nie ma innych tytułów do tych ubezpieczeń oraz nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty,
• zdrowotnemu - jeżeli nie ma innego tytułu do tego ubezpieczenia.

Objęcie tymi ubezpieczeniami wiąże się z comiesięcznym naliczaniem składek. Zadanie to spoczywa na pracodawcy.

Zgłoszenia do ubezpieczeń osoby przebywającej na urlopie wychowawczym dokonuje się poprzez wykazanie jej z rozliczonymi odpowiednimi składkami w raporcie miesięcznym ZUS RCA (lub ZUS RZA - jeśli rozliczana jest tylko składka zdrowotna).

Składki emerytalno-rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych finansuje w całości budżet państwa. Pracodawca więc ich nie wpłaca. Jedynie rozlicza je w raportach miesięcznych ZUS RCA (lub ZUS RZA), a po zsumowaniu wykazuje w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA jako składki finansowane przez budżet państwa (w bloku IV pola 10, 11 oraz 12).

12 11 - kod tytułu ubezpieczenia właściwy dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym.

Nowe limity składek emerytalno-rentowych

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy.

Ustalona w taki sposób podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych nie może jednak być wyższa niż określony jej limit. Od 1 września 2013 r. górna granica tej podstawy nie może bowiem przekraczać 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co istotne, składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku, czyli jest ustalana raz na rok. W okresie od 1 września do 31 grudnia 2013 r. górny limit tej podstawy wynosi 2.227,80 zł (przykład 1). Dla przypomnienia - do 31 sierpnia 2013 r. górny limit podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych dla osób przebywających na urlopie wychowawczym wynosił 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Limit ten zmieniał się więc co kwartał. Monitorowanie tak często zmieniającego się wskaźnika niewątpliwie było dużym utrudnieniem dla pracodawców rozliczających składki za osoby korzystające z tego urlopu.

Od 1 września 2013 r. wprowadzono też dolną granicę wysokości podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych dla osób korzystających z urlopu wychowawczego. Od tego dnia podstawa ta nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Od 1 września do 31 grudnia 2013 r. dolny limit tej podstawy wynosi 1.200 zł (przykład 2).

Pracodawca może rozpocząć naliczanie składek za osobę na urlopie wychowawczym dopiero po otrzymaniu od niej oświadczenia o braku innych tytułów do ubezpieczeń oraz braku prawa do emerytury lub renty.

Liczyć prawie jak zasiłek

Według ZUS przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować - z pewnymi wyjątkami - analogiczne zasady jak przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Nie pomniejsza się jej tylko o kwoty składek społecznych w części finansowanej przez pracownika. Należy więc uwzględniać wszystkie składniki przychodu uzyskane przez pracownika ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe na podstawie:

• art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) - w przepisie tym wymienia się wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki;
• § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, to wynagrodzenie za taki miesiąc podlega uzupełnieniu lub wyłączeniu - w zależności od tego, czy przepracował co najmniej połowę obowiązującego w tym miesiącu czasu pracy, czy nie. Trzeba pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeśli pracownik w każdym miesiącu (w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek) przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (z przyczyn usprawiedliwionych), to w podstawie wymiaru składek uwzględnia się uzupełnione wynagrodzenia za wszystkie te miesiące. Oczywiście podstawa nie może być wyższa lub niższa niż określone limity (uwzględniając zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru składek w przypadku, gdy ubezpieczenia powstały lub ustały w trakcie miesiąca - o czym piszemy dalej).

Może się zdarzyć, że pracownikowi przysługuje jakiś składnik wynagrodzenia (np. premia miesięczna), uwzględniany w podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przybywania na urlopie wychowawczym, lecz który nie został wypłacony. W takim przypadku do podstawy wymiaru składek za okres 12 miesięcy kalendarzowych przed urlopem wychowawczym należy przyjąć składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. Warto wskazać, że wypłata tych składników już po ustaleniu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu urlopu wychowawczego nie powoduje ponownego jej ustalenia.

Bywa i tak, że w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał jednak żadnego oskładkowanego wynagrodzenia. Przez cały ten okres korzystał bowiem ze świadczeń chorobowych. Do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych należy zatem przyjąć kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę.

Jeśli natomiast w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego uległ zmianie wymiar czasu pracy pracownika, to trzeba pamiętać, że zmiana ta nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

Składka zdrowotna

Składkę zdrowotną za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym pracodawca ustala tak jak w przypadku wszystkich pozostałych ubezpieczonych w wysokości 9% podstawy wymiaru. Podstawę jej wymiaru dla osób na urlopie wychowawczym stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Obecnie kwota tego zasiłku wynosi 520 zł.

Składki za część miesiąca

Nie zawsze jest tak, że pracownik przechodzi na urlop wychowawczy od pierwszego dnia (lub powraca z niego z ostatnim dniem) danego miesiąca. Jeśli powróci z tego urlopu w trakcie miesiąca kalendarzowego, wtedy składki emerytalno-rentowe nalicza mu się tylko za dni, w których podlegał on ubezpieczeniom z racji korzystania z urlopu wychowawczego. Wówczas kwotę podstawy wymiaru tych składek zmniejsza się proporcjonalnie. Polega to na tym, że podstawę za pełny miesiąc dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu.

Z kolei składka na ubezpieczenie zdrowotne jest miesięczna i niepodzielna. Ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc kalendarzowy nie można więc stosować zasady proporcjonalnego zmniejszenia (tak jak ma to miejsce przy składkach emerytalnej i rentowych). Dlatego w przypadku ustalania tej podstawy nie można dokonać jej pomniejszenia nawet wówczas, gdy np. danej osobie został udzielony urlop wychowawczy w trakcie miesiąca.