Gazeta Podatkowa nr 86 (1127) z dnia 27.10.2014

Składki ZUS za pracownika na wychowawczym

Okres, w którym pracownik korzysta z urlopu wychowawczego, to czas, w którym ma on zagwarantowane ubezpieczenia w ZUS. Jest nimi objęty tylko wtedy, gdy spełnia ku temu określone warunki. Składki na ubezpieczenia musi jednak co miesiąc naliczać za niego pracodawca. Przy ustalaniu podstawy ich wymiaru powinien brać pod uwagę wysokość wynagrodzenia pracownika, jakie uzyskał on przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. Do podstawy tej wlicza wtedy wszelkie premie, dodatki czy nawet wynagrodzenie uzyskane z umowy zlecenia zawartej przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. Trzeba przy tym uważać na obowiązujące limity.

Ubezpieczenia na wychowawczym

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, która skorzysta z przysługującego jej prawa do urlopu wychowawczego, przestaje podlegać "pracowniczym" ubezpieczeniom. Nie oznacza to jednak, że w tym czasie nie jest nimi wcale objęta. Wręcz przeciwnie. W czasie urlopu wychowawczego osoba korzystająca z niego podlega obowiązkowo z tego tytułu ubezpieczeniom:

• emerytalnemu i rentowym - ale tylko wówczas, gdy nie ma innych tytułów do tych ubezpieczeń (np. nie wykonuje umowy zlecenia, nie prowadzi działalności gospodarczej itp.) oraz nie ma prawa do emerytury lub renty,
   
• zdrowotnemu - o ile nie ma innego tytułu do tego ubezpieczenia.

Zgłoszenie do ubezpieczeń takiej osoby polega na wykazywaniu jej z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 i rozliczonymi składkami w raporcie:

• ZUS RCA - jeśli podlega zarówno ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub
   
• ZUS RZA - jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Składki na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe powinny być rozliczone w tych raportach w polach dotyczących finansowania przez budżet państwa. Pracodawca ich więc nie opłaca. Po ich zsumowaniu wykazuje je w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (również jako składki finansowane przez budżet państwa).

Obok raportu składkowego (ZUS RCA lub ZUS RZA) przez cały okres przebywania przez pracownika na urlopie wychowawczym pracodawca wykazuje go też w raporcie świadczeniowym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 oraz wykazanym okresem przerwy w opłacaniu pracowniczych składek ubezpieczeniowych, spowodowanej korzystaniem z urlopu wychowawczego. Jako kod świadczenia/przerwy podaje natomiast 121.

Naliczanie składek ZUS za pracownika korzystającego z urlopu wychowawczego pracodawca rozpoczyna po otrzymaniu od niego oświadczenia o braku innych tytułów do ubezpieczeń oraz prawa do emerytury lub renty.

Druki oświadczeń dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego dla osoby na urlopie wychowawczym dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Wymiar i podstawa składek

Wysokość składek ubezpieczeniowych, wyrażona w procentach, jest jednakowa dla wszystkich ubezpieczonych (także dla osób podlegających ubezpieczeniom z racji przebywania na urlopie wychowawczym) i wynosi:

• emerytalna - 19,52% podstawy wymiaru,
   
• rentowa - 8% podstawy wymiaru,
   
• zdrowotna - 9% podstawy wymiaru.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla osób korzystających z urlopu wychowawczego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Przy ustalaniu tego wynagrodzenia trzeba stosować - z pewnymi wyjątkami - takie same zasady, jakie obowiązują przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Nie należy jej jednak pomniejszać o kwoty składek społecznych w części finansowanej przez pracownika. Pracodawca powinien więc uwzględnić tutaj wszystkie składniki przychodu uzyskane przez pracownika ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe na podstawie:

• art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.), który zwalnia z oskładkowania wynagrodzenie chorobowe oraz zasiłki,
   
• § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Z kolei podstawę wymiaru składki zdrowotnej dla osób na urlopie wychowawczym stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (tabela).

Niepełne wynagrodzenie

Może się zdarzyć, że w okresie, za który wynagrodzenie pracownika należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, nie osiągnął on pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych. W takim przypadku wynagrodzenie za taki miesiąc podlega uzupełnieniu lub wyłączeniu - w zależności od tego, czy przepracował co najmniej połowę obowiązującego w tym miesiącu czasu pracy, czy nie. Trzeba pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Z kolei jeśli pracownik w każdym miesiącu (w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek) przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (z przyczyn usprawiedliwionych), to w podstawie wymiaru składek uwzględnia się uzupełnione wynagrodzenia za wszystkie te miesiące. Oczywiście podstawa nie może być wyższa lub niższa niż określone limity (uwzględniając przy tym zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru składek w przypadku, gdy ubezpieczenia powstały lub ustały w trakcie miesiąca - o czym dalej).

Premie i dodatki

Ustalając podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu urlopu wychowawczego bierze się również pod uwagę wypłacone pracownikowi przed tym urlopem premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne. Należy je uwzględnić w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których pracodawca przyjmuje wynagrodzenie do ustalenia tej podstawy. Jeśli świadczenia te przysługują za okresy kwartalne, wówczas wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy (przykład 1).

Natomiast w przypadku, gdy przysługują one za okresy roczne, wtedy należy uwzględnić je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.

Analogiczne zasady stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia wypłacanych za inne okresy.

Zdarza się też, że pracownikowi przysługuje jakiś składnik wynagrodzenia (np. premia miesięczna), uwzględniany w podstawie wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przybywania na urlopie wychowawczym, lecz nie został on wypłacony. W takim przypadku do podstawy wymiaru składek za okres 12 miesięcy kalendarzowych przed urlopem wychowawczym należy przyjąć składniki w wysokości wypłaconej za poprzedni okres (np. składnik miesięczny za poprzedni miesiąc). Trzeba podkreślić, że wypłata tych składników już po ustaleniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy (przykład 2).

Limitowana podstawa

Ustalona dla pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop nie może przekroczyć określonych limitów (tabela). Nie może ona bowiem być:

• wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty rocznego limitu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych,
   
• niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Należy wskazać, że w przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy przebywających na urlopie wychowawczym, podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych nie może być niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę (lub 80% tego wynagrodzenia, jeśli jest to pracownik w I roku pracy). Natomiast dla pracownika niepełnoetatowego podstawa ta nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia, ustalona proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy i nie niższa niż dolne jej ograniczenie, czyli 75% aktualnego minimalnego wynagrodzenia.

Z kolei jeżeli przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego u pracownika zatrudnionego na pełny etat i wynagradzanego według minimalnej stawki przewyższa dolny limit (czyli jest wyższe niż 1.260 zł), ale jest niższe niż obecnie obowiązująca wysokość minimalnej płacy (czyli niższe niż 1.680 zł), wtedy do podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych takiej osoby nie można przyjąć kwoty niższej niż minimalna płaca.

Pomniejszenie podstawy

Jeśli pracownik rozpocznie urlop wychowawczy (lub powróci z niego) w trakcie miesiąca kalendarzowego, wtedy składki emerytalno-rentowe nalicza mu się tylko za dni, w których podlegał on ubezpieczeniom z racji korzystania z urlopu wychowawczego. Kwotę podstawy wymiaru tych składek zmniejsza się wówczas proporcjonalnie, dzieląc podstawę za pełny miesiąc przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom w danym miesiącu.

W przypadku natomiast ustalania podstawy wymiaru składki zdrowotnej nie można dokonać jej pomniejszenia nawet wówczas, gdy np. danej osobie został udzielony urlop wychowawczy w trakcie miesiąca. Składka ta jest bowiem miesięczna i niepodzielna.