Obliczanie składek ZUS za osobę korzystającą z urlopu wychowawczego

Pracownica zatrudniona na cały etat, od 1 października 2019 r. do 31 marca 2020 r. przebywa na urlopie wychowawczym i z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wyliczona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe wyniosła 2.400 zł. Czy od 1 stycznia 2020 r. powinniśmy ją podwyższyć do kwoty 2.600 zł?

Tak, ponieważ od 1 stycznia 2020 r. najniższa podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika pełnoetatowego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wynosi 2.600 zł.

Obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlega osoba przebywająca na urlopie wychowawczym, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie ma innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 pkt 19 i art. 9 ust. 6 ustawy o sus). Osoba korzystająca z tego urlopu podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie podlega mu z innego tytułu (art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy zdrowotnej).

Oświadczenie dla celów ustalania obowiązku ubezpieczeń... osoby przebywającej na urlopie wychowawczym dostępne jest w serwisie www.druki.gofin.pl.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe tych osób stanowi kwota 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na przedmiotowe ubezpieczenia, z zastrzeżeniem że nie może być ona wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (art. 18 ust. 5b i 14 ustawy o sus). Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

ZUS ZUS na stronie internetowej www.zus.pl wyjaśnił, że: "(...) Jeżeli zatrudniasz pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy, przez co ma on zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie.

Jeśli zatrudniasz pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, który w umowie o pracę ma zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia. Nie może być ona niższa niż 75% minimalnego wynagrodzenia. (...)".

W świetle powyższego, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe osób korzystających z urlopu wychowawczego, co do zasady, stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi przechodzącemu na urlop wychowawczy za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop, z tym że od 1 styczna 2020 r.:

nie wyższe od kwoty 3.136,20 zł (60% z 5.227 zł) oraz
nie niższe w przypadku pracownika pełnoetatowego od kwoty 2.600 zł, a pracownika niepełnoetatowego - od kwoty minimalnego wynagrodzenia ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, z zachowaniem ustawowego minimum w wysokości 1.950 zł (2.600 zł x 75%).

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych, czyli aktualnie 620 zł.

Przykład

Pracownik pełnoetatowy od 1 października 2019 r. do 30 września 2020 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2018 r. do września 2019 r. Obliczona podstawa wyniosła 2.300 zł [(2.300 zł x 12 m-cy) : 12 m-cy] i była wyższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w 2019 r. oraz niższa niż kwota 60% prognozowanego wynagrodzenia obliczona dla 2019 r. Pracodawca za październik, listopad i grudzień 2019 r. obliczał składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od faktycznie ustalonej podstawy wymiaru, czyli kwoty 2.300 zł.

Od 1 stycznia 2020 r. faktyczna podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia jest niższa od minimalnego wynagrodzenia pracownika pełnoetatowego obowiązującego w tym roku (2.300 zł < 2.600 zł), a tym samym podlega podwyższeniu do kwoty 2.600 zł. W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2020 r. i kolejne miesiące tego roku, pracodawca obliczy składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu przebywania pracownika na urlopie wychowawczym od podstawy 2.600 zł.

Przykład

Przyjmujemy założenia z poprzedniego przykładu, z tym że faktycznie ustalona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniosła 3.000 zł. Wobec tego, że była ona wyższa niż 60% prognozowanego wynagrodzenia obowiązującego w 2019 r., tj. od kwoty 2.859 zł (3.000 zł > 2.859 zł), pracodawca ograniczył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do kwoty 2.859 zł. Za październik, listopad i grudzień 2019 r. pracodawca obliczał składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe od podstawy ograniczonej do kwoty 2.859 zł.

Od 1 stycznia 2020 r. limit maksymalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym wynosi 3.136,20 zł i jest wyższy niż faktycznie ustalona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika (3.136,20 zł > 3.000 zł). Dlatego za styczeń 2020 r. i kolejne miesiące tego roku, pracodawca powinien obliczać składki na przedmiotowe ubezpieczenia od faktycznie obliczonej podstawy wymiaru, czyli kwoty 3.000 zł.

Przykład

Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, za wynagrodzeniem 1.300 zł, od 1 września 2019 r. do 31 sierpnia 2020 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od września 2018 r. do sierpnia 2019 r., tj. kwota 1.300 zł [(1.300 zł x 12 m-cy) : 12 m-cy]. Ponieważ ustalona podstawa wymiaru składek na ww. ubezpieczenia była/jest niższa od ustawowego minimum, pracodawca podwyższył podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe:

za okres od września do grudnia 2019 r. do kwoty 1.687,50 zł,
za okres od stycznia do sierpnia 2020 r. do kwoty 1.950 zł.

We wszystkich przedstawionych przykładach podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota 620 zł.

Zwracamy uwagę! Za miesiąc, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie i jeżeli trwały one tylko przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek na przedmiotowe ubezpieczenia zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu. Nie zmniejsza się natomiast podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Składka zdrowotna jest miesięczna i niepodzielna (art. 79 ust. 2 ustawy zdrowotnej).

Pracodawca oblicza składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne osób korzystających z urlopu wychowawczego i wykazuje w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA, z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X. Składki na przedmiotowe ubezpieczenia są finansowane przez ZUS ze środków budżetu państwa (art. 16 ust. 8 ustawy o sus oraz art. 86 ust. 1 pkt 13 i ust. 2 ustawy zdrowotnej).