Raporty ZUS w razie urodzenia kolejnego dziecka w czasie urlopu wychowawczego

Przebywając na urlopie wychowawczym, pracownica urodziła kolejne dziecko. Za okres urlopu wychowawczego naliczamy jej składki emerytalno-rentowe oraz składkę zdrowotną. Natomiast od dnia porodu wypłacamy jej zasiłek macierzyński. W jaki sposób należy sporządzić za nią raporty ZUS za miesiąc, w którym nastąpił poród?

Pracownica, która urodziła dziecko w okresie przebywania na urlopie wychowawczym i która obecnie otrzymuje zasiłek macierzyński, podlega ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z racji pobierania tego zasiłku (a nie z tytułu urlopu wychowawczego). W tym czasie nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu (ale zachowuje prawo do świadczeń zdrowotnych).

Jeżeli - tak jak w omawianym przypadku - zasiłek macierzyński wypłaca pracodawca, wtedy dokonuje on zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń emerytalno-rentowych z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego, wykazując ją (w okresie pobierania zasiłku) w raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X. Składki emerytalno-rentowe pracodawca powinien naliczać od kwoty wypłacanego pracownicy zasiłku macierzyńskiego, wykazując je w ZUS RCA w pozycjach dotyczących finansowania przez budżet państwa. Zsumowane z ZUS RCA składki emerytalne i rentowe powinny być wykazane w deklaracji ZUS DRA, również jako finansowane z budżetu państwa.

Za pracownicę pobierającą zasiłek macierzyński, obok raportu ZUS RCA, pracodawca sporządza też raport ZUS RSA. Wykazuje w nim kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką wypłacił pracownicy, kod świadczenia/przerwy - w zależności od rodzaju urlopu, za który został wypłacony zasiłek macierzyński oraz okres, za który zasiłek został wypłacony. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje w tym raporcie 01 10 X X.

Od pierwszego dnia, za który pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński, ustały ubezpieczenia (emerytalno-rentowe oraz zdrowotne) z tytułu urlopu wychowawczego. Od tego więc dnia pracodawca zaprzestaje rozliczać za nią składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym.

Jeśli poród miał miejsce w trakcie miesiąca, to podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowych za ten miesiąc z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Nie ulega natomiast zmniejszeniu podstawa wymiaru składki zdrowotnej (620 zł). W raporcie ZUS RCA sporządzonym za taki miesiąc pracodawca powinien więc wykazać pracownicę w dwóch blokach: w jednym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 11 X X i składkami naliczonymi z tytułu urlopu wychowawczego oraz w kolejnym - z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 X X i składkami naliczonymi od kwoty wypłaconego zasiłku macierzyńskiego. Również w dwóch blokach należy wykazać ją w raporcie ZUS RSA, podając w nim okresy obu urlopów w danym miesiącu.

Przykład

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym i podlega z tego tytułu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu. Składki emerytalno-rentowe ma w 2024 r. naliczane od kwoty 4.300 zł. W dniu 5 maja 2024 r. urodziła kolejne dziecko i od tego dnia nabyła prawo do urlopu macierzyńskiego oraz zasiłku macierzyńskiego wypłacanego przez pracodawcę. Od tego też dnia podlega ona ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Na koniec maja br. pracodawca wypłacił jej zasiłek macierzyński za okres od 5 do 31 maja 2024 r. w kwocie 2.770 zł.

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za maj 2024 r. pracodawca wykaże pracownicę w raporcie:

-	ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia:
	•	12 11 0 0 i składkami emerytalno-rentowymi naliczonymi od zmniejszonej proporcjonalnie podstawy wymiaru w kwocie 554,84 zł (tj. 4.300 zł : 31 dni maja × 4 dni maja, w których pracownica podlegała ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z racji przebywania na urlopie wychowawczym) oraz składką zdrowotną naliczoną od kwoty 620 zł,
	•	12 40 0 0 i składkami emerytalno-rentowymi naliczonymi od kwoty zasiłku macierzyńskiego, tj. od kwoty 2.770 zł;
-	ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia:
	•	01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 K.p.), okresem od 01.05.2024 r. do 04.05.2024 r., liczbą dni 4,
	•	01 10 0 0, z kodem świadczenia/przerwy 311 (zasiłek macierzyński za okres ustalony jako okres urlopu macierzyńskiego), okresem od 05.05.2024 r. do 31.05.2024 r., liczbą dni 27 oraz kwotą zasiłku macierzyńskiego 2.770 zł.